.:Berkenalan Dengan HRIS:.

Semasa kuliah saya yang pertama pada 16.10.2011 (Ahad), saya sama sekali tidak mempunyai idea apa itu HRIS, subjek yang saya ambil pada semester ini. Selepas mengikuti bab pengenalan subjek ini, saya semakin jelas dengan HRIS yang dimaksudkan.

HRIS bermaksud Human Resources Information System atau Sistem Maklumat Sumber Manusia ditakrifkan sebagai aplikasi berasaskan komputer untuk memasang dan memproses data yang berkaitan dengan fungsi pengurusan sumber manusia. Sepertimana sistem maklumat yang lain, HRIS terdiri daripada pangkalan data yang mengandungi satu atau lebih fail di mana data yang berkaitan dengan sistem itu dikekalkan, dan sistem pengurusan pangkalan data membolehkan pengguna mengakses sistem dan menggunakan data ini. HRIS mengandungi alat yang membenarkan pengguna untuk input data baru dan mengedit data yang sedia ada, di samping itu program ini menyediakan pengguna peluang untuk memilih laporan yang dikehendaki untuk dicetak atau dipaparkan pada monitor. Laporan ini dapat membantu dalam menangani mana-mana isu pengurusan sumber manusia seperti perancangan penggantian, perancangan pampasan, dan pemantauan peluang pekerjaan yang sama. HRIS juga umumnya membolehkan pengguna atau pentadbir sistem untuk menjana laporan segera (adhoc) dan memilih kes-kes tertentu atau subset kes untuk dipaparkan.

Bidang pengurusan sumber manusia merupakan bidang yang telah ketinggalan di belakang beberapa bidang lain dalam aspek pengurusan menggunakan aplikasi komputer, tetapi lewat 1980-an telah muncul beberapa permohonan yang menjadi penggerak kepada bidang ini. Sebelum zaman itu, rekod pengurusan sumber manusia sering dikuasai dalam kakitangan atau Jabatan Sumber Manusia. Aplikasi komputer yang digunakan dalam bidang yang secara amnya terhad kepada penyimpanan rekod asas dan sistem pengurusan gaji. Hampir kesemua sistem itu berdasarkan komputer kerangka utama dan sokongan yang diperlukan dari sistem maklumat profesional yang banyak. Secara amnya, penggunaan komputer dalam pengurusan sumber manusia hanya terhad kepada data elektronik yang memproses permohonan yang melibatkan deskripsi tugas yang agak rutin contohnya untuk mengira gaji dan percetakan.

HRIS adalah satu bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu pengurusan sumber manusia dan teknologi maklumat. Sistem ini menggabungkan pengurusan sumber manusia sebagai suatu disiplin yang mengaplikasikan bidang teknologi maklumat ke dalam aktiviti-aktiviti sumber manusia yang utama seperti dalam urusan perancangan dan penyusunan sistem pemprosesan data bagi siri yang lebih mengikut piawai (standard) dan terangkum dalam aplikasi perancangan sumber organisasi. HRIS yang baik mestilah merangkumi aspek berikut : pengurusan semua maklumat pekerja; laporan dan analisis maklumat pekerja; dokumen penting organisasi seperti buku maklumat pekerja, prosedur pemindahan kecemasan dan panduan keselamatan; kelebihan dalam pengemaskinian kerja-kerja pentadbiran termasuk pendaftaran, perubahan status dan maklumat peribadi; kebolehan berintegrasi dengan perisian organisasi yang lain seperti kewangan dan sistem perakaunan.

 

Sebuah HRIS yang berkesan mampu memberikan maklumat tentang apa sahaja yang diperlukan oleh organisasi untuk mengesan dan menganalisis tentang pekerja, bekas pekerja mahu pun pemohon pekerjaan di organisasi. Data yang terdapat di dalam sistem ini diperlukan untuk pengurusan fasiliti pekerja, pembangunan pengetahuan, dan pertumbuhan kerjaya. Sistem ini juga membolehkan pekerja untuk melakukan pengemaskinian sebarang perubahan alamat dan maklumat berkaitan perubatan. Dengan ini kakitangan sumber manusia tidak lagi perlu menumpukan kepada pengurusan sumber manusia sebaliknya fokus kepada fungsi-fungsi organisasi yang lebih strategik.