Rajah 1 : Contoh Sistem Payroll |
Pada kuliah terakhir subjek Human Resource Information System (HRIS) yang lalu, pensyarah telah menerangkan beberapa bab yang dijangka akan keluar di dalam peperiksaan akhir HRIS. Salah satu tajuk adalah berkenaan payroll atau dalam Bahasa Melayu disebut sebagai ‘Gaji’ yang bermaksud kadar upah/ bayaran yang perlu dibayar kepada individu untuk sesuatu kerja yang dilaksanakan.
Menurut pensyarah, payroll bukanlah satu sistem yang fungsinya untuk memapar tetapi lebih kepada satu sistem yang memproses urusan payroll itu sendiri. Fungsi payroll boleh dikelaskan kepada dua (2) bahagian iaitu ‘front hand’ di mana ia memaparkan hasil yang boleh dilihat di skrin dan fungsi ‘back hand’ yang merupakan proses di dalam skrin bagi menghasilkan paparan di skrin.
Sistem payroll ini biasanya dikendalikan di bawah pengurusan sumber manusia, kewangan, akauntansi dan perbankan di sesebuah organisasi. Sistem payroll ini membenarkan pengguna untuk menyelesaikan pengiraan gaji, potongan cukai, insurans kebangsaan dan banyak lagi. Contoh dokumen yang terhasil dari sistem payroll ini seperti slip bayaran, slip bank, penyata bank, penyata transaksi, slip gaji, penyata pendapatan dan banyak lagi.
Berikut adalah kelebihan sistem payroll :
- Masa Rakaman
Sistem payroll boleh dikaitkan dengan sistem timesheet iaitu rekod kehadiran pekerja atau masa bekerja. Maklumat pengiraan jam bekerja boleh dipindahkan secara automatik ke dalam sistem senarai gaji dan membuat pengiraan gaji yang lebih mudah.
- Laporan
Dengan menggunakan data senarai gaji asas bersama-sama dengan data kehadiran jam bekerja, sistem gaji boleh menyediakan pelbagai laporan seperti analisis kos untuk perniagaan melibatkan kakitangan semua Jabatan dan kakitangan kontrak dilakukan secara lebih terperinci.
- Menyimpan Rekod Kakitangan
Sistem ini membolehkan penyimpanan data mengenai pekerja seperti rekod cuti tahunan dilakukan. Dengan sistem gaji yang berkebolehan merekod tambahan maklumat, pengguna boleh mengelak keperluan dari melanggan pakej perisian yang berasingan.
- Perancangan
Sistem payroll juga membenarkan ramalan penggunaan untuk merancang kos kakitangan dan belanjawan dengan memasukkan nombor hipotesis untuk melihat jumlah kos sebenar seseorang pekerja.
Rajah 2 : Manual Payroll |
Kekurangan sistem payroll pula adalah sebagaimana di bawah :
- Sistem Outsource
Tugasan dalam pengiraan kerja-kerja berkaitan gaji adalah berat. Oleh yang demikian, terdapat segelintir organisasi yang menugaskan kerja pemprosesan gaji kepada pihak luar. Ini dapat mengurangkan beban kerja Jabatan dan pembayaran gaji oleh organisasi. Kaedah ini semakin popular terutamanya di kalangan perniagaan kecil yang kurang kakitangan di dalam pejabat.
- Hubungan Dengan Profesional
Kelemahan sistem ini juga termasuk dalam kesukaran untuk menghubungi profesional pemproses gaji. Jika organisasi kekurangan gaji dan sedang mempunyai banyak permintaan atau timbul masalah perbezaan gaji, ia boleh menjadi sukar untuk menggesa profesional gaji memproses gaji dengan segera.
- Pemantauan Berterusan
Adalah sukar untuk organisasi mengetahui apa yang sedang berlaku dengan sistem payroll organisasi sehingga tarikh pembayaran gaji sebenar tiba. Ini kerana pihak profesional gaji yang dilantik berada jauh dari lokasi organisasi. Profesional gaji juga bertanggungjawab untuk membayar cukai organisasi kepada Kerajaan. Jika cukai yang dibayar lewat atau tidak betul (melainkan jika pengguna mempunyai kerani gaji yang bekerja di lokasi untuk mengikut perkembangan pemfailan cukai), organisasi mungkin tidak tahu caranya untuk mengelakkan hukuman daripada Kerajaan.
- Beban Tugas Kakitangan
Apabila organisasi melaksanakan sistem payroll secara dalaman, di mana kakitangan organisasi menjalankan penugasan payroll ini, organisasi perlu membayar gaji dan faedah kepada kakitangan tersebut. Kakitangan dalaman ini secara amnya mempunyai tugas-tugas tambahan. Apabila sistem payroll mengalami masalah, kakitangan ini perlu bekerja lebih masa untuk menyelesaikan masalah tersebut dan ini boleh membebankan kakitangan.
- Pengaruh Kepada Penugas Payroll
Tahap tekanan ke atas kakitangan penugas payroll adalah besar apabila isu-isu gaji berlaku. Kakitangan lain berpeluang mendekati penugas gaji secara langsung dan ini berupaya mempengaruhi mereka. Berbeza sekiranya tugasan payroll diserahkan kepada profesional gaji di mana peluang kakitangan untuk mempengaruhi mereka adalah terhad.
Dewasa ini terdapat banyak syarikat yang menawarkan perkhidmatan untuk outsourcing sistem payroll ini di Malaysia seperti MudahPayroll, FlexPay, CnetG, CNL Payroll Outsourcing, Grandifer Solution dan banyak lagi. Perkhidmatan ini dilihat mempunyai peluang untuk terus berkembang pesat di Malaysia memandangkan permintaan yang semakin meningkat atas kesedaran organisasi yang mengetahui wujudnya perkhidmatan sebegini dan ianya memberi banyak manfaat kepada majikan.
Rajah 3 : Kelebihan Sistem Payroll |
Antara sebab pihak pengurusan untuk memilih khidmat outsource payroll adalah kerana penjimatan kos operasi, meningkatkan penumpuan dan fokus terhadap perniagaan, meningkatkan kualiti, modal operasi percuma, mengurangkan risiko pengurusan dan mengurangkan bebanan tugasan.
(681 patah perkataan)
Speculative chemistry is an approved re-merchant of HR payroll programming. The product is cloud based and far reaching and basic UI. payroll management system software
ReplyDeleteSaya seorang perkerja dijab.kerajaan.saya telah engkar berkerja selama 5 bulan.tapi sekarang saya telah berkerja balik,hampir selama 5 bulan.masalah saya sekarang saya tidak menerima gaji selama 5 bulan selama saya berkerja balik.adakah gaji saya payroll,dan menurut bahagian gaji,gaji saya akan mula dibayar selapas 5 bulan berkerja dan selepas itu baru gaji mula dikira.maknanya selama 5 bulan sata berkerja itu saya tidak akan dibayar gaji?.itu soalan saya tq.
ReplyDelete