.:Pengrekrutan dan Penstafan:.

Pengrekrutan dan pengambilan kakitangan menyediakan rangka kerja keseluruhan untuk proses perancangan, merekrut, memilih, dan mengambil kakitangan. Matlamat pengambilan untuk mengenalpasti kakitangan yang paling bijak, paling versatil yang organisasi kehendaki. Pengekalan kakitangan terbaik bermula dengan pengambilan yang berkesan dan proses pengambilan kakitangan, strategi, dasar dan prosedur.

Pengrekrutan didefinisikan sebagai proses menarik, menyaring dan memilih individu yang berkelayakan untuk jawatan dalam sesebuah organisasi. Penstafan pula bermaksud proses memilih dan melatih individu untuk fungsi kerja yang khusus dan meletakkan mereka dengan tanggungjawab yang berkaitan.

Dewasa ini, semakin banyak organisasi mengamalkan kaedah pengrekrutan dan penstafan secara dalam talian (online). Tidak kurang juga organisasi yang mengamalkan pengrekrutan secara outsourcing, dan kaedah ini lebih tertumpu kepada organisasi yang memerlukan pekerja asing untuk bekerja dalam bidang pembuatan dan pembinaan. Pihak Kerajaan juga dilihat semakin terbuka untuk menggunakan kaedah pengrekrutan dalam talian (online) ini seperti melalui www.spp.gov.my dan www.spa.gov.my.

Dalam bab kali ini, saya akan mengulas berkenaan kaedah pengrekrutan dalam talian (online) yang kini digunakan secara meluas. Kaedah ini menyediakan permohonan kerja secara online di mana organisasi mengiklankan jawatan kosong masing-masing secara terbuka untuk calon-calon mengemukakan permohonan mereka melalui internet dan sistem pemprosesan permohonan ini juga dilaksanakan secara online oleh majikan. Dua (2) objektif utama mengapa sistem ini dibangunkan ialah :

·         untuk membantu pengurusan sumber manusia mencari calon yang sesuai bagi mengisi kekosongan jawatan dalam organisasi

·         untuk mengurangkan bilangan kakitangan keluar dari organisasi

Kaedah pengrekrutan secara online ini mempunyai beberapa kelebihan dan kekurangan sama ada kepada pengguna atau organisasi. Mari kita kaji bersama-sama :

·         Sistem ini membolehkan organisasi mencapai sasaran lebih luas, membesarkan skop penyelidikan mereka dalam linkungan tempatan dan luar negera, peluang untuk mendapat pemohon yang berkualiti tinggi lebih cerah dan kebanyakkan pemohon adalah golongan muda yang celik komputer, berpendidikan dan menunjukkan potensi kepada organisasi.

·         Berfungsi dalam mengurangkan kos dan masa untuk penyimpanan banyak iklan, mengurangkan kos iklan di akhbar, mengurangkan kos pengeposan, dan mengurangkan beban kerja sumber manusia. Selain itu sistem ini turut membenarkan paparan jawatan di laman web organisasi.

·         Proses pemilihan lebih mudah, calon dan pihak organisasi berupaya menjimatkan banyak masa, organisasi berpeluang untuk menjelaskan kekosongan dan keperluan mereka melalui internet, membolehkan calon melihat jumlah kekosongan disediakan dan untuk memohon kekosongan jawatan tertentu serta mendapat bantuan dari eksekutif sumber manusia membuat pilihan yang sesuai untuk mengisi perjawatan.

·         Kelebihan seterusnya adalah calon boleh mendapat maklumat dengan cepat yang sentiasa dikemaskini.

·         Organisasi berupaya menyelaraskan proses pengambilan

·         Organisasi efisien dalam memberi maklumat yang berguna

Kelemahan sistem ini pula ialah :

·         Sistem akan sarat dengan maklumat di mana menerima banyak permohonan dari calon serta lambakan permohonan dari calon yang tidak layak. Calon juga terpaksa berurusan dengan begitu banyak aplikasi yang tidak sesuai

·         Akses sistem ini juga terhad kepada pengguna di mana hanya kakitangan dalam organisasi boleh mengakses sistem. Pendedahan juga perlu diberikan kepada pengguna baru untuk menggunakan sistem ini

·         Cabaran kepada pihak organisasi untuk mengemaskini maklumat dari masa ke masa. Calon juga harus berjaga-jaga dengan maklumat pengambilan kakitangan yang berubah-ubah.

·         Maklumat dalam sistem juga berisiko untuk hilang dan rosak disebabkan gangguan oleh virus dan spyware

Akibat dari penggunaan sistem pengrekrutan secara online ini juga memberi implikasi kepada pengurusan, antaranya :

·         mengurangkan beban kerja pengurusan sumber manusia dan tumpuan lebih diberikan kepada bidang-bidang tertentu

·         pengurusan kos yang efektif dan dan lebih cekap

·         pengambilan dan pemilihan kakitangan secara online membenarkan capaian kepada pasaran buruh yang lebih luas dan cenderung untuk mendapat calon yang berkualiti tinggi

·         memudahkan pengurusan sumber manusia mengemaskini semua maklumat menggunakan sistem ini

Sebagai kesimpulan, penggunaan kaedah pengrekrutan dan penstafan secara online ini secara tidak langsung akan meningkatkan produktiviti dalam organisasi yang kini semakin berdepan dengan cabaran-cabaran berkaitan teknologi.

(593 patah perkataan)

.:Pengurusan Prestasi:.

     Pembelajaran seterusnya akan disambung dengan bab pengurusan prestasi. Pengurusan prestasi adalah proses yang sistematik oleh sebuah organisasi melibatkan pekerja-pekerja sendiri, sebagai individu dan ahli-ahli kumpulan, dalam meningkatkan keberkesanan organisasi ke arah pencapaian misi dan matlamat organisasi.

     Bidang pengurusan prestasi boleh terdiri daripada dua jenis pengurusan yang berasingan. Dalam satu aspek pengurusan prestasi, seorang penganalisis boleh melihat prestasi syarikat secara keseluruhannya dan juga menilai keberkesanan pengurus dan ketua-ketua organisasi dalam mencapai matlamat. Dalam erti kata lain, pengurusan prestasi boleh menjadi sistem penilaian pekerja untuk membantu mereka mencapai matlamat yang munasabah dan dengan itu memastikan bahawa syarikat itu melakukan lebih baik.

     Pengurusan prestasi pekerja individu pula adalah berbeza. Ia secara amnya adalah menumpukan kepada perkara berikut :

•          Perancangan kerja dan penetapan jangkaan

•          Pemantauan prestasi berterusan

•          Membangunkan kapasiti untuk pelaksanaan

•          Ringkasan kedudukan prestasi dinilai secara berkala

•          Memberi ganjaran bagi pencapaian yang baik.

     Pengurusan prestasi untuk pencapaian kerja terbaik apabila kerja dan matlamat yang dirancang adalah konsisten. Ini bermakna setiap kakitangan mempunyai cara yang jelas untuk berkomunikasi dalam kerja semasa dan kerja-kerja yang akan datang. Perancangan juga termasuk mendefinisikan jangkaan kakitangan supaya kakitangan tidak melebihi sempadan oleh kriteria penilaian yang tidak termasuk dalam perancangan.

Perancangan

     Peringkat ini berfungsi untuk merancang dan menetapkan matlamat ke arah pengurusan prestasi bagi mewujudkan satu sistem ganjaran yang diramalkan untuk prestasi yang baik dan akibat untuk prestasi yang lemah. Dengan cara ini kakitangan akan lebih bermotivasi di mana kakitangan boleh mengandaikan akibat yang bakal diterima sekiranya prestasi kerja baik atau buruk.

     Peringkat ini juga menekankan kepada prinsip Management By Objectives (MBO) yang bermaksud sistem pengurusan oleh objektif di mana objektif pelaksanaan spesifik ditentukan bersama oleh orang bawahan dan atasan mereka, kemajuan ke arah objektif dikaji semula secara berkala dan ganjaran diperuntukkan atas asas kemajuan yang dicapai. Prinsip MBO yang diasaskan oleh Peter Drucker ini mengandungi lima (5) perkara iaitu :

•          Mempengaruhi matlamat dan objektif organisasi

•          Objektif khusus bagi setiap ahli

•          Membuat keputusan penyertaan

•          Masa tempoh yang jelas

•          Penilaian prestasi dan maklum balas

Prinsip MBO juga memperkenalkan kaedah SMART untuk menyemak kesahihan objektif dengan penekanan kepada perkara berikut :

         i.            Specific : Khusus

       ii.            Measurable : Boleh diukur

      iii.            Achievable : Boleh dicapai

    iv.            Relistic : Realistik

      v.            Time-related : Masa yang berkaitan

Pemantauan & Pembangunan

     Pengurusan prestasi juga melibatkan pemberian maklumbalas kepada kakitangan atas dasar yang lebih konsisten daripada kajian semula tahunan purata. Sebaliknya, keupayaan seseorang kakitangan melebihi atau kegagalan untuk memenuhi matlamat boleh dipantau secara bulanan. Ini menyediakan kakitangan dengan sama ada peluang untuk menerima pujian dan ganjaran yang agak kerap, atau untuk membuat perubahan tingkah laku lebih awal jika prestasi tidak secara normal.

     Seringkali kakitangan merasakan bahawa ulasan akhir tahun mengandungi kritikan kerja pada tahun lalu yang tidak pernah dibincangkan secara terbuka dengan kakitangan. Manfaat kakitangan daripada model penilaian pengurusan prestasi yang lebih konsisten, kerana ini memberikan masa orang untuk menangani isu-isu dan menukar isu-isu masalah.

     Dalam peringkat kedua dan ketiga pengurusan prestasi menekankan penggunaan kaedah pengurusan prestasi harian di mana pemantauan termasuk mengukur prestasi dan memberi maklumbalas. Komunikasi dua hala antara pengurus dan kakitangan sepanjang tempoh prestasi adalah penting untuk proses pengurusan prestasi. Pengurusan prestasi harian perlu mengandungi komponen maklumbalas dan bimbingan walaupun secara tidak rasmi, pemantauan dan menjejaki prestasi terhadap standard dan kemajuan ke arah matlamat, prestasi perancangan suku tahunan dan perbincangan prestasi serta pembangunan melalui bimbingan, latihan, tugasan yang mencabar atau kelihatan, meningkatkan proses kerja.

Kakitangan akan dinilai berdasarkan pencapaian berikut :

         i.            Tingkah laku

ü  bagaimana kerja dilakukan

ü  faktor-faktor prestasi /kecekapan

ü  tingkah laku yang dikehendaki

ü  tingkah laku yang menyokong budaya organisasi yang diingini

       ii.            Keputusan

ü  apa yang dapat dicapai

ü  prestasi hasil

ü  prestasi berbanding standard kerja

ü  matlamat prestasi dan /atau objektif

Pengkajian Semula

     Dalam model pengurusan prestasi, kakitangan juga perlu diberikan cara-cara untuk membesar dan berkembang dalam bidang mereka. Ini bermakna memberi peluang untuk bekerja pada projek-projek yang lebih sukar, memadankan kakitangan yang kurang mahir dengan kakitangan pakar, dan menawarkan model pasukan di mana kakitangan boleh mengarahkan dan membuat keputusan. Tanggungjawab yang lebih besar dan peluang untuk maju dalam bidang seseorang itu adalah penting untuk mengekalkan kakitangan yang gembira dan produktif.

     Adalah penting untuk mendokumenkan secara rasmi hasil kerja kakitangan telah dicapai dan tingkah laku dan /atau kecekapan yang dipaparkan harus berlaku sekurang-kurangnya sekali setahun. Semasa proses pengkajian semula prestasi diperlukan ringkasan prestasi dalam satu tempoh masa, penilaian keputusan dibuat berdasarkan prestasi dan tingkah laku, dijalankan secara kaedah bersemuka dengan rekod bertulis, walaupun rating dan kedudukan kedua-dua mengandungi pro dan kontra, penarafan ringkasan setiap kakitangan mungkin berguna.

Ganjaran

     Ganjaran juga sebahagian besar daripada pengurusan prestasi. Bahagian paling besar ganjaran yang bersifat monetari, sama ada bonus atau setarafnya, apabila kakitangan mencapai prestasi yang baik. Selain itu kakitangan yang kini layak untuk bekerja di tahap yang tinggi dalam bidang mereka perlu diletakkan dalam kedudukan tanggungjawab yang lebih besar dan menerima bahagian gaji yang lebih besar. Analisis prestasi perlu memberi fokus sebanyak atau lebih kepada prestasi positif daripada prestasi negatif. Ganjaran untuk prestasi positif mesti nyata dan ketara atau syarikat itu menghadapi risiko menjadi syarikat "tindakan negatif" sahaja.

     Ganjaran, pengiktirafan dan pampasan diberikan sebagai motivasi untuk menyedarkan kakitangan tentang prestasi. Ganjaran boleh diberikan tidak hanya berbentuk kewangan sahaja. Pengiktirafan kerja yang baik harus diberikan secara tidak formal dan berterusan. Pampasan pula menekankan kepada kenaikan merit yang berupaya menaikkan harga kakitangan di pasaran di mana secara tidak lansung akan meningkatkan bayaran asas kepada kakitangan.

     Sebagai kesimpulan, pengurusan prestasi penting untuk pentadbiran organisasi yang berkesan, pengurus dan kakitangan telah mengamalkan pengurusan prestasi yang baik secara semulajadi sepanjang hayat mereka, melaksanakan setiap proses komponen utama. Matlamat ditetapkan dan kerja dirancang secara rutin. Kemajuan ke arah matlamat tersebut diukur dan kakitangan mendapatkan maklumbalas. Standard yang tinggi ditetapkan, tetapi penjagaan juga diambil untuk membangunkan kemahiran yang diperlukan untuk mencapai mereka. Ganjaran yang formal dan tidak formal digunakan untuk mengenal pasti tingkah laku dan keputusan yang mencapai misi. Semua proses komponen lima bekerja bersama-sama dan menyokong antara satu sama lain mencapai semula jadi, pengurusan prestasi yang berkesan. Pengurusan prestasi kakitangan boleh diterapkan kepada organisasi-organisasi yang mempunyai kesukaran mengekalkan prestasi kakitangan atau yang mempunyai sejarah kakitangan tidak berpuashati dan pemulihan. Organisasi boleh melantik pakar-pakar dalam pengurusan prestasi dan belajar bagaimana untuk mengaplikasikan model tersebut.

(1,019 patah perkataan)